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DOKUMENTE AUFBEWAHREN – SO KÖNNEN SIE SPAREN

DOKUMENTE AUFBEWAHREN
– SO KÖNNEN SIE SPAREN

24.04.2018 - 09:21

Unternehmen jeder Branche entscheiden sich heutzutage für die elektronische Archivierung. Nichtsdestotrotz sind sie gesetzlich dazu verpflichtet, relevante Daten und Dokumente über Jahre hinweg in Papierform zu archivieren. In diesem Fall ist es wichtig, dass persönliche Daten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, zu dem nur autorisierten Personen Zugang haben. Oft enthalten wichtige Dokumente persönliche Informationen, die nicht öffentlich zugänglich sein sollten. Für diese Zwecke eignet sich eine Lagerbox hervorragend. Einige Lagerhäuser sind sogar auf die Speicherung von Dokumenten spezialisiert und kombinieren Komfort und Sicherheit miteinander. Solche Fachlager bieten zusätzliche Dienstleistungen, wie zum Beispiel die Herausgabe bestimmter Papiere auf Anfrage, Laminierung und Bindung, Kopierservice etc. Diesen Service, der sicherlich mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, benötigt aber nicht jedes Unternehmen. Die Lagerung von Dokumenten kann kostengünstiger sein, wenn Sie sie in einzelnen Kisten bei TopBox in einem warmen, bewachten Lagerhaus aufbewahren und für die Arbeit mit Ihren Dokumenten selbst verantwortlich sind. Dies ist der profitabelste und sicherste Weg, wichtige Daten und Dokumente zu archivieren.

Sicherheit bei der Aufbewahrung von Dokumenten und Unterlagen

Einer der wichtigsten Aspekte beim Aufbewahren von wichtigen Unterlagen, ob Originale oder Kopien, ist, dass nur autorisiertes Personal darauf zugreifen kann. Erstellen Sie eine Liste mit den Mitarbeitern Ihres Unternehmens, die auf Ihr Archiv zugreifen dürfen und eine Verantwortung dafür tragen. Den Zugang zur Lagerbox hat dementsprechend nur dieser bestimmte Personenkreis. Ihr Archiv sollte nicht nur durch ein Schloss mit eigenem Schlüssel, sondern auch mit einem Passwort oder persönlichem PIN-Code geschützt sein. Die mechanische Verriegelung der Tür reicht in diesem Fall nicht aus. Achten Sie bei der Wahl eines Self Storage-Lagers darauf, dass es mit einem elektronischen Sicherheitssystem ausgestattet ist. TopBox verfügt über ein solches System.

Wie man Unterlagen richtig lagert

  • Sie sollten Dokumente, die persönliche Daten enthalten, nie unbeaufsichtigt und öffentlich zugänglich lassen, auch wenn das Lager bewacht wird und über Sicherheitssysteme verfügt.
  • Weitere Risiken für die Aufbewahrung von Papierunterlagen sind: Feuchtigkeit, Staub und andere Verunreinigungen. Bei TopBox entfallen diese Risiken – hier ist es trocken und sauber.
  • Eine Standard-Pappschachtel zum Aufbewahren von Dokumenten hat die Abmessungen 25x30x38 cm und kann problemlos mit bis zu 15 kg Gewicht belastet werden, selbst wenn diese Schachteln aufeinandergestapelt werden.
  • Es wird empfohlen, ein Regal zu verwenden, am besten aus Metall. So können Sie den vertikalen Raum voll auszunutzen.
  • Die Unterlagen sollten in Schachteln und Kisten mit einem Deckel verschlossen und auf den Regalen platziert werden. Unterschiedliche Schachteln und Kartons sowie Regale sind an jedem TopBox-Standort verfügbar. Sie können am Tag der Einlagerung gekauft werden.
  • Wenn Sie mehr Stabilität wünschen, können Sie auf Kunststoff-Kisten zurückgreifen. Stellen Sie sicher, dass die Deckel fest verschlossen sind.
  • Besonders wertvolle Papiere können in verschließbaren Metallschränken aufbewahrt werden. Dort sind sie besser vor äußeren Einflüssen geschützt. Aber egal, welche Art von Aufbewahrung Sie wählen: Wichtig ist, dass die Unterlagen gut sortiert sind.
  • Korrekte Lagerung von Papierdokumenten erfordert bestimmte Lagerbedingungen. Wichtig zu wissen ist, ob das Lagerhaus, für welches Sie sich entschieden haben, eine Klimasteuerung anbietet. Diese Technologie ist mittlerweile sehr gefragt, da sie es ermöglicht, Dokumente bei einer konstanten Temperatur von 12 bis 30 ° C zu lagern und die Luftfeuchtigkeit konstant zu halten. TopBox garantiert eine stabile Lagertemperatur: im Sommer über +24 ° C und im Winter nicht unter +12 ° C. Auch wenn Sie Ihre Dokumente nur vorübergehend lagern, ist ein optimales Raumklima das A und O, wenn es um den Schutz der Unterlagen geht. Wenn die Luftfeuchtigkeit zu hoch ist, wird das Papier feucht, Schimmel kann auf der Papieroberfläche auftreten, der Text verblasst. Lassen Sie es nicht dazu kommen, bewahren Sie Ihre Unterlagen in optimal ausgerüsteten Räumlichkeiten auf, zum Beispiel in den Lagerhäusern von TopBox – diese sind trocken und sauber.

Wenn ein Lager die ordnungsgemäße Lagerung sowie einen sicheren Zugriff auf gelagerte Archive gewährleisten kann, können seine Räume als perfektes Zwischenlager dienen, beispielsweise während der Renovierungsarbeiten im Büro. TopBox-Dienstleistungen können jedoch auch täglich gebraucht werden, um die teuren Büroräume nicht für die Aufbewahrung von Unterlagen, die nicht täglich gebraucht werden, zu nutzen.

Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns! Wir beraten Sie gern und kalkulieren die benötigte Quadratmeter-Anzahl für Ihr Archiv. Außerdem bieten wir Ihnen die nötigen Aufbewahrungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel Kisten und Regale, für Ihre Unterlagen an.